Conforme a legislação tributária federal, é obrigatório para os órgãos públicos federais efetuar a retenção na fonte dos seguintes tributos: Imposto sobre a Renda, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e Contribuição para o PIS/Pasep. Essa retenção aplica-se aos pagamentos realizados a pessoas jurídicas por fornecimento de bens, prestação de serviços em geral e obras de construção civil.
De maneira similar, os órgãos da administração pública direta dos estados, Distrito Federal e municípios, assim como autarquias e fundações, também são obrigados a efetuar a retenção na fonte do Imposto sobre a Renda em pagamentos feitos a pessoas jurídicas por fornecimento de bens, prestação de serviços em geral e obras de construção civil.
A legislação também estipula que os pagamentos efetuados a pessoas jurídicas de direito privado pelos órgãos da administração pública direta, autarquias e fundações do Distrito Federal, estados e municípios, que firmem convênios com a União, estão sujeitos à retenção na fonte da CSLL, Cofins e Contribuição para o PIS/Pasep.
Nos documentos de cobrança como notas fiscais, faturas, boletos bancários ou outros contendo códigos de barras, é obrigatório apresentar o valor bruto do bem ou serviço, assim como os montantes do Imposto de Renda e das contribuições a serem retidos na operação. O pagamento deve ser efetuado pelo valor líquido após as devidas retenções, sendo a responsabilidade pelo recolhimento dessas retenções atribuída ao órgão ou entidade que adquire o bem ou contrata o serviço.
Quando se trata de nota fiscal eletrônica, as retenções devem ser especificadas no registro W02. Caso não haja um campo designado para isso em documentos fiscais, a retenção deve ser informada no campo de informações complementares. Para notas fiscais de serviços, as retenções serão registradas em campo próprio conforme o leiaute disponibilizado pela prefeitura. Em notas fiscais sem campo específico, a retenção também será indicada no campo de informações complementares.